按钮菜单

群发电子邮件列表策略

打印的PDF版本

目录

一世。 目的和定义

II。 批准创建群发邮件列表

III。 类型的大容量电子邮件列表

IV。 发送群发电子邮件消息的方法

大规模电子邮寄推荐指南

六。 报告群发电子邮件违规

一世。目的和定义

电子邮件(电子邮件)是学术和行政沟通的重要资源。这一政策的目的是为了提供对审批和大批量的电子邮件的电子邮件列表的创建到校园社区的成员的指导方针。没有在这一政策的目的是与教师或学生的大学通信干扰。

大学质量电子清单旨在主要用于通信正式大学的业务,包括员工和学生的学术追求,以及员工管理,人员,和/或商业事务。

任何一所大学的电子邮件帐户持有人谁发起群发邮件会在本政策下的责任,大学电子通信和可接受的使用政策,1974年(FERPA)政策的家庭教育权利和隐私法案,健康保险流通与责任法案安全(HIPAA )政策,以及其他相关的它占使用策略。

这一政策主要是通过内部电子邮件发件人使用。它提供了指导,但不能消除或控制由大学之外的个人或群体产生的大量电子邮件或垃圾邮件。

回到顶部

II。批准创建群发邮件列表

批准创建群发邮件列表

与每个校园选民群发电子邮件通信的特定协议由指定的办公维持规则,如频率,可接受用途,以及任何学校沟通的收件人管辖*。

创造大量的电子邮件列表的请求,将根据这些办事处所定义的协议来审议和批准:

邮件收件人

管理 办公室

学生们

注册商的办公室或学生生活的办公室

教职员工

教务处

工作人员,分支机构和退休人员

人力资源办公室

选择教师,职员,和/或相关的调查研究招聘信息的学生

机构审查委员会(在适当的副总裁或指定人员咨询)

目前学生家长

学生生活办公室

包括在进步记录校友和其他人

推进办公室

没有大规模的电子邮件列表的所有请求将被兑现。请求者可能会被要求提供关于一个列表,以便批准可以考虑其相关的大学商发放额外的文件。在某些情况下,信息服务可能会建议替代的通信方式,将更好地服务于请求的目的。

*例外

该大学校长,大学副校长,登记员,人力资源总监,机构研究主任,公共安全办公室,首席信息官,或任何前述的那些政党的指派可以发送大量电子邮件或时间要求严格的消息教职工,工作人员,和/或学生自行决定。

回到顶部

III。类型的大容量电子邮件列表

正式名单

官方列表(也称为位置或角色的特定列表)是由成员的位置,角色,或在该机构的职责性质填充。会员一般是强制性的,成员通常不允许退出。

这些列表的例子包括,但不限于:                                           

  • 当然,相关的或学生的主要相关清单(例如,chemistrymajors@depauw.edu)
  • 教师,工作人员和学生的大学或部门列表(例如,faculty@depauw.edu或staff@depauw.edu或informationservices@depauw.edu)
  • 居住单元居民的列表(例如,hogatehall@depauw.edu)
  • 系统特定的电子邮件列表(例如,Moodle的课程列表)
  • 从电子服务报告中创建一个特设的列表(例如,所有的大三和大四的列表)

选入名单

选入名单是建立由大学部门,程序,或类似的大学代表管理,以促进围绕特定主题或主题通信和/或协调的名单。会员一般是自愿的,会员必须提供选择退出。

这些列表的例子包括,但不限于:

  • 为成员之间交换的主题信息社区相关的留言板(例如,personals@depauw.edu或macusers@depauw.edu)
  • 社区相关的通讯组列表提供有关校园的事件或活动的信息(例如,depauwweekly@depauw.edu或arts_at_depauw@depauw.edu)

回到顶部

IV。发送群发电子邮件消息的方法

谷歌组

一个谷歌集团在德波的谷歌Apps for Education网域提供一个邮件列表工具。谷歌组可以建立由德堡谷歌应用程序托管账户持有人定期发布的官方信息和/或促进围绕一个特定的主题或主题通信和/或协调。会员可凭借自己的地位,作用,职责或在该机构预先订阅,通过自愿的自我订阅添加,或者您还可以选择退出预先订阅。谁可以发送电子邮件到特定的谷歌组由每个在创建时提供的定义组的目的和批准设立的系统权限控制。

电子服务的电子邮件列表

电子服务可以用来生成电子邮件地址列表的人员非常特殊群体。这通常是通过信息服务,在列表请求者联合开发报告完成。需要注意的是电子服务可以用来生成邮件列表是非常重要的,但消息不能从电子服务中发送。

例如:一个电子服务报告可能确定大三,谁尚未完成了大学的“Q”的要求,与他们的电子邮件地址以及老年人。给注册商批准注册商,或者是教师,可能想在秋季学期开始联系这些学生。 

系统特定的电子邮件列表

一些大学的IT系统提供了一个内置的实用工具,为用户发送大量电子邮件系统中的其他用户。通常情况下,这些系统中的成员和群发邮件列表功能是由成员的位置,角色和责任的性质在该机构定义,并用于功能上特定的目的。

例如:在Moodle中,教师和学生参加了一个Moodle的的“课程”可以在电子邮件当然其他成员。此功能旨在促进课程导师和学生之间的课程相关的沟通。

特设广播消息                                 

电子邮件列表发送临时或一次性的广播讯息传递给目标的学生,教职员工,和/或工作人员可根据本文档中定义的审批协议下请求创建。在大多数情况下,这种类型的信息将代表请求方的,由审批部门或官员的指定代表不被请求者通过电子邮件发送。

回到顶部

诉大众电子邮件推荐指南

质量电子收发邮件应该包括与每个分布两条信息:

  1. 主题行,其清楚且准确地识别的消息,该消息然后可以由接收者用来组织或过滤他们的电子邮件消息的内容或目的
  2. 清楚地表明,在发送方是校园个人或组,给谁可以容易地生成一个回复,典型地在电子邮件“签名块”的形式

群发电子邮件的收件人应遮盖,使得个体收件人姓名或地址不能被识别给其他人。 (例如,在“BCC:”的地方收件人地址字段,而不是在“发送到:”。字段)

回到顶部

六。报告群发电子邮件违规

报告对于违反这些政策群发电子邮件,联系相关领导办公室或首席信息官。

回到顶部

最新更新:01-NOV-2012